ELEMENTOS DE LA COMUNICACION

EMISOR

El  emisor es quien abre el proceso de la comunicación, el que da a conocer el mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la elección, la codificación y el envío del mensaje.   En una conversación, el emisor es quien inicia la conversación. En una empresa, por ejemplo, los memorándos son comunicaciones en las cuales quien las envía es el emisor del proceso de comunicación.

IDEA

Es la idea que el emisor desea transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena, todos los demás pasos serán inútiles.

CÓDIGO

Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras, gráficas u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor escoge el código a fin de organizar las palabras y los símbolos en una forma que facilite el tipo de transmisión.

Existen diferentes tipos de códigos, como el idioma español, el lenguaje de los sordomudos, la clave Morse, las letras, etc. También existen los códigos de grupos especiales, como la policía, los pilotos, abogados, etc, que tienen una manera especial de trasmitir sus mensajes. Existen muchos códigos en la comunicación: símbolos visuales, gestos, señales con las manos, lenguaje, escritura, etc. Debemos elegir un código cuando nos comunicamos. El código que normalmente usamos es el  verbal, el lenguaje.

  Existen cinco principios para precisar la codificación del mensaje.

1. Pertinencia: el mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, gráficas o los símbolos que lo conforman.
2. Sencillez: formular el mensaje de la manera más sencilla posible.
3. Organización: el mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su comprensión. Concluir cada punto que se elabore.
4. Repetición: los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces.
5. Enfoque: el mensaje debe ser claro; se debe prescindir de los detalles innecesarios.

MENSAJE

El mensaje representa la información  que el emisor desea transmitir al receptor, y que contiene los símbolos verbales (orales o escritos) y claves no verbales que representan la información que el emisor desea trasmitir al receptor. El mensaje emitido y el recibido no necesariamente son los mismos, ya que la codificación y decodificación del mismo pueden variar debido a los antecedentes y puntos de vista tanto del emisor como del receptor.

Según Berlo, los mensajes son eventos de conducta que se hallan relacionados con los estados internos de las personas: garabatos en el papel, sonidos en el aire, marcas en la piedra, movimientos del cuerpo, etc. Son los productos del hombre, el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir cifrar o poner en clave común sus ideas.

Los mensajes son la expresión de ideas (contenido), puestas en determinada forma (tratamiento mediante el empleo de un código).
Existen algunos aspectos que deben tomarse en cuenta cuando se elabora un mensaje:

1. Tener en mente al receptor.
2. Pensar el contenido con anticipación.
3. Ser breve.
4. Organizar el mensaje cuidadosamente: lo más importante debe ir al principio. Así el tema será más claro.

CANAL

El canal es el medio por el cual se trasmite en mensaje.  Éste puede ser una conversación, un medio escrito, electrónico, etc. No todos los canales poseen la misma capacidad para trasmitir información.

Los documentos formales (como gráficas o informes presupuestales) tienen una capacidad de transmisión baja, y una conversación personal tiene una alta capacidad de transmisión de información, ya que involucra tanto comunicación verbal como no verbal.

Los canales de comunicación pueden ser formales o informales.  En la vida organizacional, los canales formales  son aquellos como cartas, correos electrónicos, etc, en donde se transmite información sobre aspectos laborales.  Los canales informales, por su parte, son las redes de comunicación que se llevan a cabo a través de interacción social, con preguntas, comentarios, etc.

En la sección de comunicación en las organizaciones se ven los tipos de comunicación que hay referentes principalmente a los canales, que son: la comunicación descendente, ascendente y horizontal. 

REFERENTE

 es la realidad a la que se refiere el mensaje, es decir, es la realidad que es percibida gracias al mensaje. 

RECEPTOR

El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la comunicación mediante la recepción, decodificación y aceptación del mensaje que se transmitió, y retroalimenta al emisor.

En una conversación, el receptor es quien responde a la conversación. En una empresa, por ejemplo, las respuestas a memorándos es una actividad del receptor, ya sea con otro memorándum o con la acción específica que se solicita. 

RUIDO

El ruido es todo elemento, físico o psíquico, que provoca una pérdida o distorsión en el contenido o forma del mensaje: opacidad del canal, debilidad de la señal, distancia, fatiga del emisor, mala comprensión o posesión del código, ambigüedad, sordera, distracción, locura, prejuicios, etc.

RETROALIMENTACION

Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentación ha tenido lugar. La retroalimentación es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Ésta completa el circuito de la comunicación, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nueva cuanta a aquél. 

Si no se hace retroalimentación esto puede deberse a que el mensaje no se recibió, el mensaje no se comprendió o el receptor no quiso responder.  En estos casos, el emisor debe de indagar la falta de retroalimentación.

En una plática, el receptor que continúa la conversación que el emisor comenzó está llevando a cabo la retroalimentación.  En una empresa, por ejemplo, cuando se cita a junta por medio de un memorándum, al momento de que las personas asisten se está llevando a cabo la retroalimentación.  De  igual manera cuando se presenta una nueva idea o producto y los empleados dan su opinión, se está llevando a cabo la retroalimentación.

Características de la retroalimentación:

1. Útil: para enriquecer la información del emisor.
2. Descriptiva: para que sea eficaz.
3. Específica: de manera que indique la comprensión del mensaje.
4. Oportuna:  en el lugar y contexto adecuados.